Re-engineering – Αναδιοργάνωση επιχειρησιακών διαδικασιών πολυκαταστήματος
Η εταιρία δραστηριοποιείται εδώ και μία δεκαετία στο νομό Μεσσηνίας στο χώρο των πολυκαταστημάτων, προσφέροντας είδη όπως έπιπλα, είδη υγιεινής, πλακάκια, δομικά υλικά, χρώματα εργαλεία, ηλεκτρικές συσκευές, είδη ένδυσης-υπόδησης, είδη αυτοκινήτου, είδη κήπου, εποχιακά, βιομηχανικά είδη, επαγγελματικούς εξοπλισμούς κ.ά.
Οι αγορές πραγματοποιούνται από την εγχώρια αγορά, από χώρες της ευρωπαϊκής ένωσης, αλλά και με εισαγωγές από τρίτες χώρες.
Στις ιδιόκτητες εγκαταστάσεις της εταιρείας στο Δ.Δ. Ασπροχώματος Ν. Μεσσηνίας, στεγάζεται το πολυκατάστημα σε κτιριακές εγκαταστάσεις επιφανείας 3.000 τ.μ. με 1.500τ.μ. Logistics και με χώρους στάθμευσης επιφάνειας 3.000τ.μ.
Η ανοδική πορεία της επιχείρησης κατά τα έτη 2001 – 2007 οδήγησε σε επιχειρηματικό σχέδιο επέκτασης των δραστηριοτήτων σε γειτονικούς νομούς. Τον Απρίλιο του 2007 αγόρασε, με ίδια κεφάλαια αξίας 800.000,00 ευρώ οικόπεδο επιφανείας 30 στρεμμάτων περίπου, στην Ε.Ο. Σπάρτης – Γυθείου, όπου επρόκειτο να ανεγείρει νέο πολυκατάστημα, με την ταυτόχρονη δημιουργία κεντρικών αποθηκευτικών χώρων (LOGISTICS).
Από τη μελέτη των οικονομικών στοιχείων της περιόδου 2007 – 2011 καθώς και του ισοζυγίου της 31.08.2012, προκύπτουν τα ακόλουθα συμπεράσματα :
Κύκλος εργασιών
Εξετάζοντας προσεκτικά τις πωλήσεις της εταιρίας από το 2001 έως και σήμερα μπορούμε ξεκάθαρα να δούμε την άνοδο που είχε έως και το 2007. Αρχής γενομένης της παγκόσμιας κρίσης το 2008 η επιχείρηση λόγω της φύσης της (πολυκατάστημα ) αρχίζει να χάνει πωλήσεις από κατηγορίες που φθίνουν, όπως είδη σπιτιού, οικοδομικά υλικά κ.α.
Η κατάρρευση της αξίας των κατοικιών στην Αμερική λειτούργησε ως «ντόμινο» στην Ευρώπη και την Ελλάδα, πλήττοντας την οικοδομική δραστηριότητα. Τα αποτελέσματα της κρίσης φάνηκαν άμεσα στις πωλήσεις της εταιρίας από τον Οκτώβριο 2008.
Όσον αφορά τα έτη 2007-2011 η καθοδική πορεία του κλάδου των κατασκευών, της οικοδομής αλλά και όλων των υπολοίπων κατηγοριών της αγοράς σε συνδυασμό με τη μεγάλη πτώση των δεικτών της ελληνικής οικονομίας βάση της ελληνικής στατιστικής αρχής λειτούργησαν ως αρνητικές προϋποθέσεις στη μη αποτελεσματική αντιμετώπιση της πτώσης του τζίρου και τον εξορθολογισμό της επιχείρησης.
Ενώ το 2012 η εταιρία χρησιμοποιώντας μεθόδους, πρακτικές αλλά και νέο στελεχιακό δυναμικό εφαρμόζοντας τη μέθοδο του Re – engineering, παρόλο το χαμηλό τζίρο, επανέρχεται σταδιακά σε ομαλή επιχειρησιακή λειτουργία και θέτει προϋποθέσεις για τη βιωσιμότητά της.
Παρόλο την αυξημένη ανάγκη για κεφάλαια κίνησης, το μειωμένο τζίρο και την κακή συνολική ψυχολογία της αγοράς η εφαρμογή της αναδιοργάνωσης από την αρχή του έτους 2012 αφήνει περιθώρια αισιοδοξίας για τη βιωσιμότητα της επιχείρησης και τη μακροπρόθεσμη αποπληρωμή των χρεών της. Ενδεικτικά μπορούμε να αναφέρουμε ότι η ροή της χρηματοδότησης από τις εμπορικές τράπεζες προς την οικονομία είναι η ακόλουθη.
Αναδιοργάνωση Επιχειρησιακών Διαδικασιών με Εξορθολογισμό Μονάδων Κόστους (Business Process Re-engineering)
Περίοδος εφαρμογής 01/01/2012 έως 31/08/2012
“Η από τα θεμέλια επανεξέταση κι ανασχεδίαση των επιχειρησιακών διαδικασιών και της οργανωτικής δομής μιας επιχείρησης με στόχο την επίτευξη δραματικής βελτίωσης σε φλέγοντες τομείς όπως η ποιότητα, η παραγωγικότητα, η ικανοποίηση του πελάτη και ο χρόνος για να φτάσει ένα προϊόν στην αγορά. (Tapscott et al, 1993).
Το Business Process Reengineering (BPR) περιλαμβάνει αλλαγές τόσο στις δομές όσο και στις διαδικασίες στο επιχειρησιακό περιβάλλον.
Όλες οι ανθρώπινες, οργανωτικές και τεχνολογικές διαστάσεις που χαρακτηρίζουν μία επιχείρηση, δύναται να αλλάξουν μέσα από τη διαδικασία αναδιοργάνωσης (BPR)
Η υποστήριξη στη λήψη αποφάσεων με τεκμηρίωση και εργαλεία για την ορθότερη και αποτελεσματικότερη σε χρόνο και κόστος διαδικασία ελέγχου μιας οποιασδήποτε παραγωγικής διαδικασίας.
Έχοντας σαν τελικά προϊόντα τον εξορθολογισμό των μονάδων κόστους και την ανάδειξη των υπεραξιών σε όλο το φάσμα, τομείς μιας επιχείρησης.
Η εταιρία «Αναστάσιος Μαρκόπουλος & ΣΙΑ Ε.Ε.» από τις αρχές του 2012 εφαρμόζει τακτικά βήματα ως προς την αναδιοργάνωση και τον εξορθολογισμό της, σε συνεργασία μαζί μας στους παρακάτω τομείς:
- Διοίκησης & Διαχείρισης
- Διαχείρησης Ανθρωπίνων Πόρων
- Marketing & Προώθησης
- Οικονομικής Διαχείρισης
- Επαναπροσδιορισμού Παραγωγικών Διαδικασιών & Ανανέωση Προϊόντων
- Διαδικασίες Ποιοτικού Ελέγχου
- Ανάπτυξης Νέων Εμπορικών Δικτύων & Εφαρμογών
Τα τακτικά βήματα τα οποία διενεργούνται:
- Δημιουργία Ομάδων Έργου ανά Τομέα
- Αξιολόγηση Ανθρώπινου Δυναμικού
- Μελέτη Βέλτιστων Πρακτικών
- Εντοπισμός Πιθανών Προβλημάτων
- Εξορθολογισμός Μονάδων Κόστους
- Επανατοποθέτηση Εταιρικών Στόχων
- Επανατοποθέτηση Στρατηγικών Στόχων
- Σχεδιασμός Δεικτών Ιδανικής Απόδοσης
- Ανάλυση Εργατικού Κόστους
- Team Building
- Σωστή Συντήρηση και Ανανέωση Υποδομών
- Νέο Marketing Plan
- Μοντέλο Οικονομικής Διαχείρισης
- Σύστημα Υποστήριξης Αποφάσεων
- Σύστημα Επικοινωνιών
- Σύστημα Μέτρησης Αποτελεσμάτων
- Εύρεση Καναλιών και Δικτύων
Τα αποτελέσματα του Business Process Re-Engineering εστιάζονται κυρίως στους εξής παράγοντες:
Α. Κόστος
- Μείωση του κόστους με την αλλαγή στρατηγικής και διαδικασιών
- Διακοπή ζημιογόνων δραστηριοτήτων
- Αύξηση του παραγωγικού συντελεστή στη διεξαγωγή των διαδικασιών
Β. Ποιότητα
- Περιορισμός αστοχίας και σφαλμάτων
- Αυξημένη απόδοση με στόχο την ικανοποίηση του πελάτη
- Βελτιωμένα προϊόντα και υπηρεσίες ως προς το μείγμα των υπεραξιών τους
Γ. Χρόνος
- Γρηγορότερη, χωρίς διακοπές και αλλοιώσεις, πρόσβαση στην πληροφορία
- Αποδοτικότερες διαδικασίες
- Ορθότερη και ταχύτερη λήψη αποφάσεων
- Περιορισμός νεκρών χρόνων παραγωγής
Δ. Εργασιακό Περιβάλλον
- Αυξημένο ηθικό εργαζομένων
- Βέλτιστες συνθήκες εργασίας
- Ομαδικότητα
Γ. Στόχοι της αναδιοργάνωσης που έχουν επιτευχθεί
- Μείωση κόστους λειτουργίας
- Μισθοδοσία: μείωση κόστους περίπου 42%
- Μηνιαίο κόστος 2011 : 53.454,95€ Μηνιαίο Κόστος 2012 : 25.248,00€
Η εξοικονόμηση έγινε με:
- Αλλαγές βάρδιας για εξοικονόμηση υπερεργασίας
- Αλλαγές των συμβάσεων που ισχύουν το 2012
- Αλλαγές σε τομείς και εξειδίκευση αρμοδιοτήτων με στόχο την αποτελεσματικότερη εργασία
Αμοιβές Τρίτων:
1.Έξοδα marketing / διανομή φυλλαδίου: μείωση κόστους 21%
- Προηγούμενη συμφωνία : 0,0042€/φυλλάδιο
- Νέα συμφωνία : 0,0033€/φυλλάδιο
Έξοδα δημιουργικού & εκτύπωσης φυλλαδίου από 230.000€/έτος περιορίστηκε στις 52.000€
- Συντηρήσεις εξοπλισμού (ανελκυστήρας)
Δεν υπήρξε καινούργια συμφωνία, αλλά βοηθήσαμε τη ρευστότητα με συμψηφισμό οφειλής από τον προμηθευτή με αγορές από το κατάστημα.
- Μηχανογραφική υποστήριξη : μείωση κόστους 23%
- Μέσο μηνιαίο κόστος 2011: 195€
- Σταθερό Μηνιαίο κόστος 2012: 150€
- Ενοίκιο parking: μείωση 17%
- Ενοίκιο parking 2011 : 479,60€
- Ενοίκιο parking 2012 : 400,00€
- Ενοίκιο Υποκαταστήματος: μείωση 15%
- Ενοίκιο Υποκ/τος 2011: 2.000€
- Ενοίκιο Υποκ/τος 2012: 1.700€
- Επισκευές & Συντηρήσεις: μείωση 92%
- Μέσο μηνιαίο κόστος 2011: 1.646€
- Μέσο μηνιαίο κόστος 2012: 119€
Το παραπάνω οφείλεται στην απασχόληση εργατών ειδικευμένων από την εταιρία και όχι στην αναζήτηση παροχών υπηρεσίας από την αγορά, κάθε φορά που χρειαζόταν.
- Φωτισμός: μείωση 30%
- Μέσο μηνιαίο κόστος 2011: 3.578€
- Μέσο μηνιαίο κόστος 2012: 2.516€
Το παραπάνω οφείλεται στην καλύτερη συντήρηση συστήματος θέρμανσης-ψύξης και σε επισκευές που έγιναν.
- Μεταφορικά εμπορευμάτων: μείωση 78%
- Μέσο μηνιαίο κόστος 2011: 2.495€
- Μέσο μηνιαίο κόστος 2012: 561,25€
- Η μεταφορά των εμπορευμάτων της εταιρίας γίνεται με ίδια μεταφορικά μέσα: μείωση 61%
- Μέσο μηνιαίο κόστος 2011: 94.139,00€
- Μέσο μηνιαίο κόστος 2012: 34.152,23€
- Μειώθηκε σημαντικά η δαπάνη αναλώσιμων υλικών συσκευασίας εμπορευμάτων, υλικών καθαριότητας & υλικών εκτύπωσης τιμών κ.τ.λ. με τις εξής ενέργειες:
- Εκπαίδευση του προσωπικού στη λελογισμένη χρήση και διαχείριση αυτών
- Συμφωνίες με προμηθευτές για καλύτερες τιμές λόγω εξόφλησης με μετρητά
- Κατάργηση δαπανών και αντικατάστασή τους με αξιοποίηση των παροχών του δήμου, (π.χ. απομάκρυνση του κάδου)
Στα Διάφορα έξοδα δεν συμπεριλαμβάνονται τόκοι τραπεζών.
Έξοδα επί του τζίρου 2011 : 42,24% Έξοδα επί του τζίρου 2012 : 31,73%
Αύξηση παραγωγικών συντελεστών
- Το προσωπικό της εταιρίας, με εκπαιδευτικά σεμινάρια βοήθησε στην καλύτερη εξυπηρέτηση των πελατών (guest satisfaction)
- Η εταιρία εφαρμόζει νέα στρατηγική στο marketing έναντι των ανταγωνιστών.
- Αισθητικές παρεμβάσεις διαμόρφωσαν πιο ευχάριστους εσωτερικούς και εξωτερικούς χώρους.
- Αλλαγές τόσο στο merchandising, όσο και στις τεχνικές πωλήσεων με αποτέλεσμα την προστιθέμενη αξία στην πώληση
- Καθιέρωση συναντήσεων για την ενημέρωση, αναγνώριση και ενθάρρυνση του προσωπικού της επιχείρησης με αποτέλεσμα την ανύψωση του ηθικού και της παραγωγικότητας του προσωπικού
- Εφαρμογή πρακτικών & μεθόδων πολυεθνικών εταιριών
- Εμπορικές συμφωνίες με προμηθευτές επωφελέστερες για την εταιρία
- Εξόφληση όλων των υποχρεώσεων με μετρητά
- Άνοιγμα καινούργιων κατηγοριών και κωδικών (ειδών) στην εμπορική γκάμα του καταστήματος
- Βέλτιστη εκμετάλλευση των παραγωγικών συντελεστών της επιχείρησης (logistic & μεταφορές) το οποίο διανέμει πιο διευρυμένη σειρά προϊόντων
- Αξιολόγηση ανθρώπινου δυναμικού με τεστ και συνεντεύξεις και ανακατεύθυνση σε αρμοδιότητες, τρόπο ενασχόλησης και ωράρια απασχόλησης
- Αλλαγή του μείγματος marketing όσον αφορά τα προς πώληση προϊόντα χρησιμοποιώντας το σύστημα των παρακαταθηκών (Σύμβαση επί Έργου) αλλά και την ανάπτυξη shop in shop στο κατάστημα (λιγότερο κεφάλαιο για την απόκτηση εμπορευμάτων)
- Προγραμματισμός ενεργειών με μηνιαία και εβδομαδιαία πλάνα
